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Experiência do cliente é um fator muito importante para o sucesso de qualquer empresa. E por diversos motivos elas podem, com frequência ou em ocasiões especiais, precisar organizar eventos corporativos, inclusive convidando seus clientes.

De fóruns a confraternizações, é importante pensar, no caso, na experiência do convidado. Seja ele um cliente interno ou externo, como participante é quem irá usufruir do serviços do evento. Imagine seja natural ele atrelar a visão e percepção que tem do ambiente e da atenção que recebe ao propósito que sua empresa tem.

Enquanto isso, sua empresa, como contratante e organizadora, espera ter o melhor serviço possível.

As duas experiências, logo, caminham lado a lado. Afinal, a felicidade de quem realiza a festa é ver a satisfação dos convidados. E ver que eles criam boas referências da recepção que tiveram.

Por isso, atendimento e detalhes são fundamentais para a construção do sucesso de seu evento.

A fim de te ajudar, preparamos algumas dicas! Veja:

Pense em tudo, desde os detalhes

O evento começa na hora marcada no convite, certo? Não exatamente! A verdade é que começa muito antes, nos preparativos para que essa solicitação aconteça

A experiência de “encantar” o cliente ou convidado pode se iniciar bem antes, com um convite personalizado, algo novo, inusitado, diferenciado, um convite por vídeo ou algo criativo e assim por diante.

Além do mais, a empresa pode suscitar já bem de antes o interesse de que o convidado compareça ao evento, fazendo-o se sentir especial e privilegiado e pensando nos detalhes para segurança do evento e para controle, como os sistemas de credenciamento/RSVP.

Dependendo do tipo de evento que houver, é possível criar/despertar curiosidade a respeito do que o convidado vai encontrar lá e informações da experiência enriquecedora que terá, organizando e planejando todo o roteiro para tornar tudo mais interessante.

Vale ressaltar que é bacana gerar expectativas, mas também atender e superar. Para isso se preocupe em escolher um bom espaço para eventos, com infraestrutura para que todos se sintam confortáveis. Sempre acomode e receba-os bem.

Outra coisa: seus convidados já sabem como vão fazer para se locomover no dia do evento? Precisam de soluções de mobilidade? Ter um espaço de eventos que tenha parceiros prontos para atender os convidados é super importante, dentre outros fatores, para que ele seja tranquilo e seguro.

Não deixe de pensar em detalhes assim, pois eles fazem toda diferença na data agendada.

Pense no atendimento para melhorar a experiência do cliente

Mapas das mesas podem ajudar na acomodação e aproximação, garantindo que se pense com antecedência nos espaços, mas também é possível deixá-los à vontade para interagir. Enfim, o que funcionar melhor para você, seus convidados e para cada tipo de evento.

Em um evento corporativo, por exemplo, isso pode ajudar a “sistematizar” equipes por uma sequência lógica que ajude no desenvolvimento do evento, sendo que o que não pode faltar é garantir que o espaço comporte e tenha infraestrutura, assim como o serviço, que deve acompanhar a mesma ideia de excelência.

Pensar na gastronomia vale igualmente a pena. Coquetéis ou coffee breaks corporativos podem cair bem em determinadas ocasiões ou em palestras prolongadas, treinamentos ou fóruns e ter um serviço assinado por uma gastronomia com chef que entende bem o que é especial para cada ocasião pode tornar o momento ainda mais agradável e reter os convidados com hospitalidade de forma muito mais assertiva.

Deixe o evento “a cara da sua empresa”

São várias as maneiras de “personalizar” o ambiente, deixando o evento com ar profissional e com a “cara da sua empresa”, ajudando a reforçar sua identidade e compromisso.

Dependendo da proposta do encontro, é possível, por exemplo, adesivar partes do evento, investir em audiovisual, serviços de recepcionista, transfer ou locações do que for necessário. Ou até parceiros que desenvolvam dinâmicas de grupo, se esse for o caso.

Tudo para que a essência de sua empresa esteja presente em todos os momentos.

Toques finais: feche seu evento com chave de ouro

Em eventos corporativos também é possível pensar em brindes interessantes ou algum material que o cliente/convidado possa levar e manter-se “conectado” ao que foi apresentado.

Dependendo do evento, ele pode levar para casa um pen drive ou material em forma de curso, para repassar os conteúdos vistos, ou mesmo manter contato mais próximo com sua empresa e a proposta que ela trabalhou na ocasião.

Investir em novidades e itens diferenciados pode ainda fazer com que sua empresa “saia na frente da concorrência” e vire referência para os clientes participantes da ocasião.

A escolha do espaço contribui para a credibilidade de sua empresa

Por fim, a escolha do espaço de eventos é determinante e denota que sua empresa está preocupada com a experiência dos clientes e em oferecer o melhor serviço, colocando à disposição deles o que há de melhor no mercado.

O Villa Blue Tree já ganhou diversos prêmios Top of Mind de RH na categoria Espaço para Eventos Corporativos e tem experiência de sobra para fazer justamente com que a experiência de seu cliente seja inesquecível!

E então, já começou a pensar ou organizar seu evento? Fale conosco e conte com nossa expertise para fazer com que seu evento corporativo seja top of mind (mais lembrado por todos) também!